KNRM helpt bij problemen op het water

Wie wil er nu niet gered worden als je omkomt in het werk? Of als je door de bomen het bos niet meer ziet? Of als je steeds langer moet wachten voordat je aan de slag kan?
Precies hiervan heb ik mijn vak gemaakt, ik help bedrijven en organisaties om overzicht en inzicht te krijgen. En daarmee is de basis gelegd om stap voor te beter te worden. Als je de oorzaak van een probleem kent is het probleem al bijna opgelost. Als je de vraag kan voorspellen heb je al grotendeels bekend hoe het aanbod eruit kan zien.
Deze post is voor een organisatie die mensen op een andere manier red. Uit het water welteverstaan! De KNRM helpt bij problemen op het water.
18 november ga ik meedoen met captain of sales en ga ik meehelpen om geld te verzamelen voor de KNRM. Ik wil hierbij iedereen uitnodigen om eens een kijkje te nemen en misschien ook een bijdrage te geven. Met een bijdrage aan de KNRM help je mee aan hun basis om klaar te staan voor mensen op het water.

https://www.captainofsales.nl/actie/marko-steenbergen

Hoe goed doen we het eigenlijk?

Als je op weg gaat met vakantie is het fijn om te weten hoe ver je nog moet. Het is precies zo in het bedrijfsleven, als je niet concreet kan maken wat je wil hoe weet je dan of je er bent?

Hoewel concrete doelen belangrijk zijn is het niet het belangrijkste bij een lean transformatie. Motivatie, betrokkenheid en eigenaarschap zijn de belangrijkste ingrediënten.

Dit is te creeren door succesverhalen te delen van goed gelukte kleine verbeteringen. Klein is het sleutelwoord hier want kleine projecten zijn te overzien, zijn snel klaar en kunnen snel voor energie in de organisatie zorgen. Ook is het afbreukrisico van kleine projecten … klein.
Het is net als bij agile; door een snelle doorlooptijd ben je wendbaarder en hoef je geen grote besluiten ineens te nemen.

En hoe weet je dan hoever je bent? Dat is af te lezen op de continu verbeter schaal. Een volwassenheidsindicatie voor continu verbeteren. Gebruik hem vooral als richtingaanwijzer maar realiseer dat iedere organisatie een eigen groeitempo heeft. Dat groeitempo zit in zachte eigenschappen zoals motivatie, betrokkenheid en eigenaarschap. Duurde het afwassen bij jou thuis ook zo lang als je er geen zin in had? Ieder team op niveau 4 is dan ook een utopie.

Wil je eens sparren hoe een continu verbeter boost er in jouw organisatie uit kan zien? Neem contact op voor een vrijblijvende beentjes omhoog sessie (06-24367053).

Gepost op LinkedIn.

Standaarden

Zijn standaarden saai, inflexibel, onhandig? Ik vind standaarden gaaf! Maar dat komt wellicht door mijn definitie van een standaard.

“Een standaard is de tot nu toe beste manier om iets te doen.”

Stel je eens voor, een team werkt volgens de standaard zodat iedereen dezelfde kwaliteit levert. Vervolgens bedenkt een teamgenoot een handiger manier om datzelfde te doen. Het team staat achter die nieuwe manier en de standaard wordt aangepast. Vanaf dat moment levert het hele team volgens de nieuwe standaard waardoor het eindproduct beter, sneller, goedkoper en/of leuker wordt. Nog steeds weerstand tegen standaarden?

Standaarden bestaan in vele vormen en maten, bijvoorbeeld de referentiekaart (of in het engels een Quick Reference Card). Een referentiekaart geeft een overzicht van hoe de standaard werkt en kan je helpen om in flow te blijven. Dit omdat je niet steeds hoeft op te zoeken hoe het ook alweer moet. Een voorbeeld van zo’n referentiekaart is de kaart van mijn training, alle belangrijke gereedschappen en stappen staan erop (De kaart is te downloaden via mijn trainingspagina).

Lean maakt veelvuldig gebruik van standaarden om verbeteringen te borgen. En daar zit ook precies de kneep, veel teams hebben weerstand tegen het gebruik van standaarden. Soms zelfs met hele goede redenen … vinden ze zelf. Ik wil zelf weten hoe ik iets doe of de standaard klopt niet meer of is inflexibel …

Als we doordenken wat de voordelen zijn van standaarden en ook de nadelen ervan dan kom ik vrijwel altijd uit op dat standaarden echt het beste werken. Ook voor mezelf gebruik ik standaarden regelmatig, want een stap vergeten is erg makkelijk en soms kostbaar. De truc is natuurlijk wel om de juiste standaarden op de juiste plek te gebruiken.

Welke standaarden zouden in jou teamwerkzaamheden kunnen passen?

Gepost op LinkedIn.

Human Equation

Human Equation, wat een gekke naam, zo heet mijn bedrijf.

Sterker nog, het bestaat helemaal niet. Mensen kunnen niet in vergelijkingen gestopt worden!

En toch word het aan alle kanten gedaan, denk maar aan de algoritmes van social media of zoekmachines. Of AI (artificial intelligence) welke nu op veel plekken gebruikt wordt (smartphones, op de werkplek, chatbots, auto’s etc.). Blijkbaar zijn er allerlei wetmatigheden waar mensen zich aan houden.

Mijn bedrijf gaat daar niet over omdat ik niet de massa wil vangen. Mijn bedrijf gaat over het verbeteren van het menselijk potentieel, met name als we in groepen werken. Overzichtelijke groepen, waar mensen een stem hebben. De tools welke ik inzet en die ik in mijn blogs beschrijf gaan over hoe je als groep een richting bepaalt, acties uitzet en monitort om samen beter te worden. Dan geldt dat de weg belangrijker is dan het doel.

En dat is de magie van mijn vak, exacte wetenschap als iets gemeten moet worden of gemodelleerd, menswetenschap als we de kennis inzetten in een groep of proces.
Kijk bijvoorbeeld naar KPI’s, waar veel mensen mee te maken hebben, ze werken beter als er een uitdaging in zit welke op korte termijn te behalen. KPIs die ook moeten werken voor een langere termijn. Of gamefication, een proces zodanig inrichten dat er dagelijkse uitdagingen zijn welke we kunnen vergelijken met onze collega’s.

De lean gereedschappen gaan vrijwel allemaal over met groepsdynamiek samen beter worden. Het six sigma gedeelte gaat over de statistiek van processen. Lean six sigma, een op het eerste gezicht gekke samentrekking, maar oh zo krachtig!

En dat is wat Human Equation is voor mij; een op het eerste gezicht gekke samentrekking, maar oh zo krachtig 🙂

Meer weten, neem contact met me op…

Gepost op LinkedIn.

Haastige spoed…

Opzij, opzij, opzij, maak pas, maak pas, maak pas, heb jij ook zo vaak haast?

En werkt dat?

Mijn ervaring is als ik me haast ik allerlei zaken vergeet. Vaak ben ik dan niet zo efficient in wat ik doe. Bij teams en organisaties zie ik dat ook. Sommige teams komen om in het werk waardoor ze haastig werken. Of soms is het zelfs cultuur om alles haastig te doen. Met alle gevolgen vandien; zaken die niet goed genoeg gingen mogen opnieuw en soms krijg je klachten van klanten. Het kan zelfs zo zijn dat klanten geen kwaliteit meer verwachten van je omdat slordig de norm is geworden.

Deze blog gaat niet over onthaasten (hoe fijn dat ook kan zijn), het gaat over welke mindset je nodig hebt als je dingen echt snel gedaan wilt hebben. Ik heb het over:

Ga langzaam als je snel wil gaan!

Of ‘go slow to go fast‘ in het engels, dat bekt beter vind ik. Ik heb het meegemaakt bij het geven van training als mensen eerder weg moesten. Het hielp me om langzaam alle stof af te ronden. Hierdoor was het effectief en efficient en zonder moeite waren we een uur eerder klaar! Ook in organisaties werkt het. Stel je voor om iedere dag eerst als team even samen te komen om de belangrijkste zaken van de dag door te nemen. En vervolgens de noodzakelijke afstemming te regelen. Probeer maar eens. Iedereen weet waar hij aan toe is en je klanten zullen je dankbaar zijn!

Een voorwaarde voor deze mindset is dus dat je precies weet wat je wilt en wat je prioriteiten zijn. Anders is er het gevaar om te verzanden in onbelangrijke zaken, datgene wat je juist probeert te vermijden.

Wil je ook eens sparren om te zien hoe je sneller kan werken zonder je te haasten? Voel je vrij om me eens te bellen (06-24367053).

Gepost op LinkedIn.

Afval 2

Verspilling is waar we de meeste tijd mee kwijt zijn in ons werk, ruimschoots 80% voor vrijwel iedereen. Dat klinkt ongeloofwaardig maar is echt waar. Ga maar eens na waar je klanten bereid zijn om voor te betalen? Voor je laptop? Je kantoor? De financiële administratie? En deze zaken zijn dan nog noodzakelijk om waardevol werk te kunnen doen. Voor inspiratie voor echte verspilling neem contact op met TIM WOODSE, een afkorting voor de vormen verspilling die we kennen. Ik wil vandaag een andere inspiratie geven, eentje die nòg simpeler is; welke aspecten in je werk geven je negatieve emoties?

Bijvoorbeeld dat template welke je maar niet vinden kan. Of de printer die weer eens out op paper is. Of je collega die de krenten uit de pap haalt. Of je laptop die je maar laat wachten en wachten. Allemaal dagelijkse dingen die je goede humeur danig kunnen verpesten als je dat toestaat.

Met de tip van vandaag hoef je een paar weken lang een half uur te investeren en je krijgt er minimaal een uur per week mee terug, iedere week opnieuw!
Maak een lijstje van 10-20 negatieve emoties die je ervaart in je dagelijks werk en verdeel ze van grote naar kleine verspillingen. Verdeel ze ook in veel – weinig werk om ze echt op te lossen. Beide assen hebben een glijdende schaal, zet iedere verspilling op die plek die goed voelt voor je. Je kan dit mooi visualiseren door ze in 4 kwadranten te zetten.

De verbetering is zo goed omdat deze ergernissen zo vaak voorkomen, dat telt behoorlijk op! Je creëert hier niet alleen extra uren mee iedere week, maar het helpt je humeur ook nog eens te verbeteren, win win!

Grote maar moeilijke verspillingen kunnen beter later aan bod komen als er een positieve atmosfeer is ontstaan rondom deze acties. Vaak is het ook handig om dit soort verbeteringen projectmatig aan te pakken, bijvoorbeeld als greenbelt project. Hoe je dat doet, daar kan ik je mee helpen.

Gepost op LinkedIn

Afval

Lean is een schoon vak, alles wat we niet willen hebben noemen we afval. Toch doet lean het hierdoor makkelijker voorkomen dan het in werkelijkheid is; het afval in ons werk raken we namelijk niet zo makkelijk kwijt! Daar is vaak werk en tijd voor nodig om dit te realiseren.

Lean benoemt 3 soorten afval: overbelasting, onbalans en (tijd)verspilling. Overbelasting is vaak een gevolg van onbalans. Denk bijvoorbeeld aan een team met veel juniors en een paar seniors, de onbalans in de verhouding zorgt dat de seniors zwaarder belast zijn. En ze moeten de juniors vaak nog trainen ook! Dit is best even uit te houden. Alleen als het te lang duurt of als er geen uitzicht op verbetering is, kunnen de overbelasten omvallen, waardoor er nog meer sprake is van overbelasting. Al met al een onwenselijke zaak (afval dus).
Een richtlijn om te toetsen voor onbalans is de 1:3 en 3:1 regel: één persoon beheerst drie taken en drie personen beheersen één taak. Dit is één van de basisregels voor een gezond team.

In mijn projecten ben ik vele vormen van overbelasting en onbalans tegengekomen. Hoewel (tijd)verspilling het meest aangepakt wordt in leanprojecten zijn overbelasting en onbalans ware sluipmoordenaars als het gaat over teamcapaciteit. Heb je ook het vermoeden dat jouw team deze vorm van afval meedraagt, doe dan eens een vrijblijvende beentjes omhoog sessie met me om inspiratie te krijgen voor oplossingen.

Gepost op LinkedIn.

Processnelheid

Wat is dat, processnelheid? Het wordt meestal gedefinieerd voor hoelang het duurt tussen een bestelling van de klant en het moment van oplevering. Het is dus hoe snel je frietje mayo gemaakt wordt of hoe snel je bestelling van een webwinkel bij je bezorgd wordt. Een andere meer grappige definitie is: iets wat volgens klanten altijd te lang duurt en door medewerkers (denken ze) niet sneller gedaan kan worden.
En dat is precies de crux, als je denkt dat het niet sneller kan, dan klopt dat. Maar ook, als de klant denkt dat het sneller kan, dan klopt dat! Het heeft dus iets met mindset te maken…

Een collega van mij pakt het aan door met alle betrokkenen een langdurig bureaucratisch proces wat eigenlijk weken duurt, binnen een half uur uit te voeren. Dan verandert je manier van denken wel! Zo kan je ook in 10 minuten van Utrecht naar Amsterdam rijden, als je maar bereid bent een aantal regels te overtreden. Maar ja, in het dagelijks leven staan de stoplichten ook op rood.

En dit is de magie van mijn vak; als je iedere dag 10 seconden kan afschrapen van je proces ben je na een jaar een uur sneller. Net als het uitslijten van rotsen in een rivier, kan iets wat schier onmogelijk lijkt, door consistent eraan te werken toch gebeuren. Je hoeft alleen maar de mindset te hebben dat het kan.

Wil je ook eens sparren over wat er bij jou allemaal wel kan? Je kan vrijblijvend een beentjes omhoog sessie met me doen.

Gepost op LinkedIn.

Beentjes omhoog!

Hoe vaak leun je achterover om eens te dagdromen en na te denken over hoe je je werk doet? Voeten in de vensterbank en reflecteren over die meeting laatst of waarom toch steeds dezelfde problemen terugkomen?
De mindset is meestal ‘laat ik maar ff doorwerken want er ligt nog zoveel’ en als dat dag in dag uit gebeurt dan verandert er niet zoveel…

David Allen van ‘getting things done’ heeft daarvoor iets ingebouwd in zijn systeem, iedere week ‘herziening’ van waar je mee bezig bent. Plan ff een uurtje vrij van meetings en werk en beoordeel de verschillende projecten waar je mee bezig bent. Kloppen de doelen nog? Zijn de juiste acties hiervoor gepland?

Wist je dat vrijwel iedere werkmethode een reflectiemoment heeft ingebouwd? Ga maar eens na in je eigen werk.
En dan de hamvraag, hoe vaak doe je dit werkelijk??

Je kan dit ook doen met iemand anders, ff sparren over hoe dingen fijner kunnen. Want er zijn altijd openingen hiervoor.
Interesse in een ‘beentjes omhoog’ sessie? Neem gerust contact met me op, ik doe dit graag en vrijblijvend.

Waarheen dan?

“Als je niet weet waar je naartoe gaat brengt elke weg je daar naartoe” (naar de Cheshire cat uit Alice in Wonderland).

Een grappige uitspraak, maar o zo waar in organisaties waar de prioriteiten niet zo duidelijk zijn. Ik heb directeuren meegemaakt die zeiden dat wel 10 dingen belangrijk waren om prioriteit te geven. Een onmogelijke opdracht voor teams die omkomen in het werk. De woorden van de directeur waren waar, want klanten hebben vaak veel eisen en wensen waar we aan tegemoet moeten komen.

Wat enorm helpt in dit soort gevallen is om eerst stil te staan bij wie je bent en wat je persoonlijk wil. Voor organisaties betekent dat dat ieder team eigen normen en waarden zou moeten hebben en een eigen concrete strategie. Zodanig dat ze naadloos passen in de bedrijfscultuur en algemene strategie. Dit vereist een dialoog tussen de verschillende lagen van het bedrijf. Er bestaan meerdere manieren om dit te realiseren, een vorm die ik persoonlijk fijn vind is een aantal sessies waarin een begeleider de verschillende organisatielagen door interactieve dialogen loodst. Gooi en vang wordt dit ook wel genoemd, directie ‘gooit’ de belangrijke doelen op en de teams ‘vangen’ die zaken die hun aangaan en mengen die met hun eigen uitdagingen. Op deze wijze krijgen teams een eigen identiteit en kunnen ze zelf bepalen wat de prioriteiten zijn aan de hand van hun eigen normen, waarden en strategie. Dit is niet alleen goed voor ieders autonomie, maar zal besluiten en acties versnellen in de organisatie, een investering die zichzelf veelvoudig terugbetaalt!

Zo’n dialoog laat zich moeilijk vatten in een blauwdruk, interesse hoe dit voor jou bedrijf zou kunnen werken? Ik ga graag in gesprek hierover met je.

Gepost op LinkedIn.