Categorie: Gereedschap

Verspilling is waar we de meeste tijd mee kwijt zijn in ons werk, ruimschoots 80% voor vrijwel iedereen. Dat klinkt ongeloofwaardig maar is echt waar. Ga maar eens na waar je klanten bereid zijn om voor te betalen? Voor je laptop? Je kantoor? De financiële administratie? En deze zaken zijn dan nog noodzakelijk om waardevol werk te kunnen doen. Voor inspiratie voor echte verspilling neem contact op met TIM WOODSE, een afkorting voor de vormen verspilling die we kennen. Ik wil vandaag een andere inspiratie geven, eentje die nòg simpeler is; welke aspecten in je werk geven je negatieve emoties?

Bijvoorbeeld dat template welke je maar niet vinden kan. Of de printer die weer eens out op paper is. Of je collega die de krenten uit de pap haalt. Of je laptop die je maar laat wachten en wachten. Allemaal dagelijkse dingen die je goede humeur danig kunnen verpesten als je dat toestaat.

Met de tip van vandaag hoef je een paar weken lang een half uur te investeren en je krijgt er minimaal een uur per week mee terug, iedere week opnieuw!
Maak een lijstje van 10-20 negatieve emoties die je ervaart in je dagelijks werk en verdeel ze van grote naar kleine verspillingen. Verdeel ze ook in veel – weinig werk om ze echt op te lossen. Beide assen hebben een glijdende schaal, zet iedere verspilling op die plek die goed voelt voor je. Je kan dit mooi visualiseren door ze in 4 kwadranten te zetten.

De verbetering is zo goed omdat deze ergernissen zo vaak voorkomen, dat telt behoorlijk op! Je creëert hier niet alleen extra uren mee iedere week, maar het helpt je humeur ook nog eens te verbeteren, win win!

Grote maar moeilijke verspillingen kunnen beter later aan bod komen als er een positieve atmosfeer is ontstaan rondom deze acties. Vaak is het ook handig om dit soort verbeteringen projectmatig aan te pakken, bijvoorbeeld als greenbelt project. Hoe je dat doet, daar kan ik je mee helpen.

Gepost op LinkedIn

Lean is een schoon vak, alles wat we niet willen hebben noemen we afval. Toch doet lean het hierdoor makkelijker voorkomen dan het in werkelijkheid is; het afval in ons werk raken we namelijk niet zo makkelijk kwijt! Daar is vaak werk en tijd voor nodig om dit te realiseren.

Lean benoemt 3 soorten afval: overbelasting, onbalans en (tijd)verspilling. Overbelasting is vaak een gevolg van onbalans. Denk bijvoorbeeld aan een team met veel juniors en een paar seniors, de onbalans in de verhouding zorgt dat de seniors zwaarder belast zijn. En ze moeten de juniors vaak nog trainen ook! Dit is best even uit te houden. Alleen als het te lang duurt of als er geen uitzicht op verbetering is, kunnen de overbelasten omvallen, waardoor er nog meer sprake is van overbelasting. Al met al een onwenselijke zaak (afval dus).
Een richtlijn om te toetsen voor onbalans is de 1:3 en 3:1 regel: één persoon beheerst drie taken en drie personen beheersen één taak. Dit is één van de basisregels voor een gezond team.

In mijn projecten ben ik vele vormen van overbelasting en onbalans tegengekomen. Hoewel (tijd)verspilling het meest aangepakt wordt in leanprojecten zijn overbelasting en onbalans ware sluipmoordenaars als het gaat over teamcapaciteit. Heb je ook het vermoeden dat jouw team deze vorm van afval meedraagt, doe dan eens een vrijblijvende beentjes omhoog sessie met me om inspiratie te krijgen voor oplossingen.

Gepost op LinkedIn.

Waarom regent het?

Waarom is de lucht blauw?

Het is de perfecte indicatie om te weten of je ver genoeg doorgevraagd hebt. Lean kent vele gereedschappen om problemen op te lossen en “5 keer waarom” is misschien wel de meest bekendste. Deze gaat zeker niet over vijf keer waarom vragen, het gaat over voldoende keer waarom vragen (na 5 keer ben je er meestal wel). Het principe van waarom vragen heeft een patroon in zich, de antwoorden zullen steeds specifieker worden en dichter bij de grondoorzaak komen totdat het vragen stellen ineens omklapt en er juist een veel groter perspectief komt. Dat is het punt waar je weet dat je klaar bent. Stel, de problem solving van vorige week had als top 3 oorzaak te lange goedkeuring. Niet alleen is de omslag te herkennen, maar ook dat soms bij doorvragen andere oorzaken uit je visgraatdiagram naar voren komen.

Dit gereedschap is zo krachtig omdat iedereen dit kan doen (vraag maar aan ouders van peuters) en gelukkig ook steeds vaker toegepast wordt.

Voor het handig mixen en matchen van gereedschappen heb je wel wat ervaring nodig. Zou je dit ook willen leren of eens willen zien? Problem solving begeleiden of training geven hierin, vind ik erg leuk om te doen.

Gepost op LinkedIn.

“Onze projecten duren te lang, wil jij dat fixen?”
Ken je dat, zo’n groot probleem waarvan iedereen wel weet wat er aan de hand is maar niemand in actie komt omdat we het niet eens kunnen worden met elkaar.

Organisaties en teams hebben dit vaak, het is de olifant in de ruimte of de dooddoener die de energie eruit trekt. Gevolg is vaak dat zo’n probleem te lang blijft liggen.

Het is voor mij een belangrijke reden waarom ik zo blij ben met lean omdat het concrete hulpmiddelen biedt voor dit soort problemen. Ga samen zitten met de belanghebbenden en vraag ieder om hun drie belangrijkste oorzaken van het probleem op een geeltje te zetten. Benoem ze en de facilitator plakt ze op, grappig genoeg komen er altijd categorieën, deze kan je bij elkaar plakken. In een paar uur heb je een visgraat diagram gemaakt van het probleem waarin helder te zien is wat er aan de hand is. Vraag vervolgens iedereen 3 stemmen uit te brengen en een top 3 kan gevormd worden van de belangrijkste oorzaken. Een volgende stap is dan verdieping in de oorzaak waarna er samen acties bedacht worden om een begin van een oplossing te realiseren.

Een bevredigende sessie voor iedereen want eindelijk pakken we de olifant in de kamer aan!
Succesfactor is de juiste begeleider van dit proces. Dat kan gewoon een collega zijn, maar soms is iemand buiten de organisatie handig om zo’n rol te pakken.

Ik beleef altijd veel plezier aan zulke sessies omdat het mensen ook bij elkaar brengt. Heb jij zo’n probleem waarmee je aan de slag wil? Ik help je graag!

Gepost via LinkedIn.

Het is druk, het is chaos hoor ik regelmatig.
Hoe zou het zijn om je niet zo druk te voelen, maar in plaats daarvan lekker kunnen doorwerken en weten dat je je collega’s of klanten goed van dienst bent?

Hoe ziet je werk eruit? Doe je veel dingen omdat ze urgent zijn, dan is het misschien hoog tijd om wat ouderwetse kennis te gaan gebruiken.
Dwight Eisenhower was naast president van de verenigde staten ook generaal tijdens WOII en moest vaak moeilijke beslissingen nemen waarvoor hij focus moest hebben. Hij bedacht hiervoor een simpele matrix. Deel je werk in in urgent/niet urgent en belangrijk/niet belangrijk. Het kwadrant wat de meeste focus nodig heeft is belangrijk en niet urgent, sterker nog, als het je lukt om juist daarop te focussen dan zal je zien dat de hoeveelheid urgent werk afneemt. Een simpele truuk die al duizenden mensen heeft geholpen.

Zo zijn er nog veel meer gereedschappen om je te helpen naar flow in je werk. Kan je hiervoor een steuntje in je rug gebruiken, neem dan eens contact met me op. Ik help al ruim 10 jaar mensen om hun werk fijner en met meer effect aan te pakken.

Hoe kan je een probleem als team aanpakken?
Hoe kan je zelf leren je werk te verbeteren?
Op welke wijze kunnen we prioriteren in ons team?
Hoe kan ik verbeteren onderdeel van mijn dagelijks werk maken?

Lean kan je helpen bij deze en nog veel meer vragen!

Gepost ook via LinkedIn